Event sheet
Everything about the event in one place
Shows, contacts, timeline, documents: no more patchwork.
Startup-ready • 2026 • Multi-venue deployment
The complete tool to run your events
Centralize your events — one tool for run sheets, volunteers, schedules, tech, ticketing, comms and accounting.
Less friction
One source of truth — not 12 files.
Magic links
No account to create for volunteers.
Show day
Printable run sheets.
Dashboard
•
Everyone’s lived this.
Emails, spreadsheets, messages… and somehow the key info is always in the wrong place at the worst time.
Scattered info
Contacts, schedules, docs: scattered and unversioned.
Last-minute volunteers
Needs vs sign-ups: hard to see, hard to fill.
Show day sous tension
Everyone is hunting for “the right doc” at 7:45pm.
One tool, three immediate wins.
Centralization, clarity, autonomy — suddenly, you can breathe.
Staff scheduling
Needs vs sign-ups at a glance
A global schedule that shows what’s missing instantly.
Volunteer portal
Volunteers sign themselves up
Access via secure link: no account, no friction.
Built for real-world venues.
A clear run sheet for every volunteer: venue, times, tasks, contacts. Printable. Mobile-friendly.
✅ Mes créneaux, regroupés
✅ Contacts utiles
✅ Horaires & repères
Feuille de route bénévole
⤢
We demo your real use case.
20 minutes based on one of your events. No fluff — concrete.
Features
Le cœur de l’accueil, sans le chaos.
Each module cuts back-and-forth, clarifies show day, and makes volunteers autonomous.
Centralized event sheet
Toutes les informations utiles, à un seul endroit : horaires, représentations, contacts clés, timeline, notes, documents.
- Représentations / horaires
- Timeline & check-list
- Contacts prod/tech/hosp
- Documents accessibles
Volunteer scheduling (staff)
Une vue globale par période/saison. Vous voyez les besoins, les inscrits, et les trous à combler en un coup d’œil.
- Filtres par saison, événement, dates
- Besoin vs inscrits
- Accès direct à la gestion par événement
Volunteer portal (magic link)
Pas de compte à créer : un lien sécurisé suffit. Les bénévoles s’inscrivent/désinscrivent et consultent leurs créneaux.
- Inscription en autonomie
- “Mes créneaux” + créneaux disponibles
- Mobile-friendly
Members & communications
Gestion des adhésions (dates libres), suivi et envois groupés — utile pour une asso comme pour un lieu.
- Ajout / modification / suppression
- Dates début/fin indépendantes des saisons
- Envois groupés de liens
Ticketing & check-in
Vendez en ligne, contrôlez les entrées, et gardez une trace propre des ventes. Tout reste rattaché à l’événement.
- Catalogue “à l’affiche”
- Pointage / scan / listes
- Suivi des ventes et encaissements
Accounting follow-up (income / expenses)
Vision claire des recettes et des charges par événement ou saison, avec des exports propres pour l’outil comptable.
- Recettes / dépenses détaillées
- Bilans simplifiés (type CERFA associatif)
- Export CSV / compatibilité compta
Real case: before / after in 6 lines.
Same venue, same team. The only difference: the tool.
Avant
- Scattered info → messages + tableurs + mails
- Besoins bénévoles flous → remplissage au dernier moment
- Show day : “c’est où le doc ?” à 19h45
Après
- Une fiche événement → tout au même endroit
- Planning global → besoins vs inscrits visible immédiatement
- Feuille de route mobile → chacun sait quoi faire, quand, où
Pricing
Des offres simples, adaptées aux lieux culturels.
Choose a level of support. Exact pricing depends on number of dates, users, and integration needs.
Free pilot
To test in real conditions
0€/an
- 1 structure
- Accès complet aux modules cœur
- Onboarding (visio) + réglages de base
- Retour d’expérience pour prioriser la roadmap
Flexible
Pay what you want
Pour associations & petites structures
Pay what you want/mois
- Utilisateurs illimités
- Mises à jour incluses
- Support email
- Facturation annuelle, contribution au choix
Annual subscription
For a venue (all-in)
Pay what you want/an
- Utilisateurs illimités
- SMTP + emailing
- Support prioritaire
- Mises à jour incluses
Demo
Une démo courte, basée sur votre quotidien.
We start from a typical event and show how ACCUEIL handles volunteers, production info and the show-day run sheet.
⏱
20–30 minutes
Une visite guidée, sans blabla. On va droit au besoin.
Real use case
Planning bénévoles, feuille de route, mailing : on déroule un scénario complet.
Rollout plan
À la fin, vous savez si cela correspond à votre lieu, et comment le mettre en place.
Réserver une démo
This form opens your email client with a prefilled message (no backend, no dependencies). You can later plug in a real form if needed.
What you’ll see
- Event sheet : reps, contacts, timeline, docs
- Volunteer scheduling (staff) : besoins vs inscrits
- Volunteer portal : inscription par magic link
- Feuille de route bénévole : imprimable, mobile-friendly
- Envois email (SMTP) : prêt pour déploiement client
Good to know
Start small: 1 season, 2 events, a few volunteers. The tool scales with your venue.
We’ll demo using one of your events.
Fast, concrete, field-tested.
Contact
On répond vite, et avec des réponses utiles.
Questions, quotes, multi-venue rollout, integrations… write to us here.
Contact details
Typical response time
24–48h ouvrées
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